INFORMATICA
PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE LA HERRAMIENTA EXCEL
El desarrollar trabajos en hojas de cálculo, es una herramienta que se utiliza para realizar cálculos matemáticos, esto se da desde un nivel sencillo hasta operaciones complicadas, estas operaciones pueden ser en las celdas de manera vertical u horizontal (filas y columnas)...
Las operaciones realizadas pueden ser de varios tipos permitiéndonos relacionarlos unos con otros para obtener la solución final del cálculo.
Por ello es importante que en la hoja de cálculo podemos obtener datos de texto donde consideraremos palabras y operaciones, y datos numéricos basándonos en formulas aritméticas tradicionales como:
· Sumas……+ ∑
· Restas…… -
· Multiplicaciones…….x o *
· Divisiones…….. /
· Potenciales ²
· Paréntesis (para agrupar operaciones). (……)
Lo que comúnmente realizamos son trabajos en Excel como libros, trabajos formulas, análisis de datos y creación de gráficos.
CREAR LIBRO NUEVO Y TRABAJAR EN HOJAS DE CALCULO
Esta herramienta nos permite a los usuarios realizar los trabajos más rápidos y precisos, por todas las opciones que nos presenta la cinta de opciones.
Para el trabajo en Excel se debe de seguir los siguientes pasos:
· Hacer clic en el botón de Microsoft y a continuación en nuevo.
· Una vez que aparezca la plantilla en blanco, hacer doble clic en libro en blanco.
3.2.1 FORMATO A CELDAS
Nosotros como usuarios de Microsoft 2007, para que cambiemos el formato a las celdas o rango seleccionado, primero debemos de seleccionarlo y luego en el menú contextual elegiremos el formato de celdas mismo que cuenta con las siguientes características.
1. NUMERO: Se utiliza generalmente para que se especifique el dato que vamos a ingresar, estos datos pueden ser generales como números, moneda, contabilidad, fechas, hora porcentaje, fracción, científica, texto, especial o personalizadas.
2. ALINEACION: Esta función posee opciones diferentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
3. FUENTE: Esta función nos es muy útil porque en ella podemos especificar el tipo de fuente que vayamos a utilizar, así como el tamaño, tipo de subrayado, color, como cualquier otros efectos que nos permita esta herramienta. Esto lo podremos encontrar en el grupo de Fuente, Alineación y numero de la cinta de opciones de la ficha de inicio.
4. BORDES: Esta función es utilizada para definir el tipo de borde a utilizar, seleccionando el tipo de línea y color de todos los bordes, estos pueden ser internos y externos.
5. TRAMAS: Esta función es utilizada para que definamos el tipo de fondo a utilizar en cada celda o rango seleccionado.
6. PROTEGER: Esta herramienta o función del Excel, nos sirve para poner protección al rango o celda seleccionada, dependiendo del interés de nosotros si se puede o no ingresar datos al documento en Excel.
AUTOFORMATO
Cuando utilicemos opciones de autoformato, nos ayudaran a corregir problemas de escritura mientras escribimos, este se encuentra automáticamente desde el momento en que escribimos.
FORMATO CONDICIONAL
Esta función nos permitirá dar un formato condicional a todos los elementos que escribamos en un rango de celdas tales como:
· Textos
· Valores
· Formulas
· Caracteres alfanuméricos
Estos tendrán una característica muy particular de visualización que nosotros como usuarios queramos dar, siendo estos mediante un color, tipo de fuente, color en un rango de celdas.
RENOMBRAR, ELIMINAR, INSERTAR Y COPIAR HOJAS.
Para hacer uso de esta función es mediante la aplicación de la configuración, es tan simple a través del menú contextual que despliega el programa para ejecutar esta acción, esta se realizara mediante la presión del botón derecho del mause dentro de la casilla u hoja.
CREAR FORMULAS E INTERSECTAR FORMULAS PREDETERMINADAS.
AUTOSUMA
Esta función es muy importante que nos facilita a través de Microsoft, obtener los diferentes resultados de valores numéricos comprendidos en un rango de celdas de una fila o columna en una hoja de cálculo de Excel, esto se realiza seleccionando la columna de manera vertical u horizontal y posteriormente presionando la pestaña de FORMULA y seleccionar el signo de autosuma ∑.
MINIMIZAR, MAXIMIZAR Y PROMEDIO
De igual manera que para obtener la sumatoria de números en la hoja de cálculo, esta cuenta con formulas predeterminadas para obtener los valores mínimos, máximos y promedio. Esta función lo podemos encontrar en la pestaña de formula donde nos proporciona el signo de autosuma y ahí se le da un clic a la pestaña y nos proporciona estas funciones mencionadas.
FUNCION SI
La función lógica sí, nos permite comprobar si se cumple una condición y resulta un valor si se evalúa como verdadera y otro valor si se evalúa como falsa.
El valor si verdadero es el valor que se devolverá y si se prueba lógica es verdadero.
El valor si falso es el valor que se devolverá y si aprueba lógica es falso.
FUNCION DE BUSQUEDA
Esta función en Microsoft Excel 2007, es muy útil para la localización de datos contenidos en una hoja de cálculo con referencia vertical u horizontal dependiendo del dato que busquemos.
· Valor buscado: esta se busca en la primera columna de la tabla de Excel.
· Matriz buscar en: es la tabla de texto, número o valores de los cuales se buscaran los datos.
· Indicador de columna: Numero de columna de la matriz en donde buscara el valor o dato que coincida iniciado con 1.
· Ordenado: Valor lógico para encontrar la primera coincidencia en la primera columna y que arroja como resultado un aproximado con verdadera o un valor exacto col la opción falso.
FUNCION DE PAGO
Esta función de pago, calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de intereses constante estando constituido por los siguientes argumentos:
1. Tasa: Es la tasa de interés por el periodo del préstamo.
2. Nper: Numero total en pagos del préstamo
3. Va= Valor actual: Cantidad total de los pagos futuros.
4. Vf= Valor futuro o saldo en efectivo que se desee lograr después del último pago.
5. Tipo: Valor lógico, para pago al comienzo del periodo o sea el 1.
VINCULAR HOJAS DE CÁLCULO
Un hipervínculo es un vinculo de un documento que se abre de otra pagina o de otro archivo cuando se da un clic en el. Cuando el usuario de un sitio hace clic en el hipervínculo, el destino se muestra en un explorador web ya sea abierto o ejecutado según el tipo de destino.
Para ello podemos usar las siguientes acciones:
1. Ir a un archivo o pagina web en una red, intranet o internet.
2. Ir a un archivo o página web que tiene previsto crear en el futuro.
3. Enviar un mensaje de correo electrónico
4. Iniciar la transferencia de un archivo, este como una descarga o un proceso de FTP.
PEGADO ESPECIAL.
Esta herramienta funciona igual que como se aplica la opción de copiar un dato o una formula, esto es utilizando CTRL+C para copiar el valor de un resultado que es el resultado de la aplicación de una formula contenida en cualquier celda.
Esta función lo podemos realizar desde la ficha de inicio el grupo: portapapeles, pegado especial, validación y aceptar
PROTEGER
HOJAS
La forma más sencilla que nos permite proteger una hoja de cálculo en Excel, se reduce a la ficha, revisar, esta se ubica en la cinta de opciones de Excel, donde indica los cambios, proteger hoja, esto detiene la posibilidad de que se realicen modificaciones no deseadas en los datos de la hoja de cálculo.
Para permitir que otra persona haga modificaciones se realiza de la siguiente manera: ir a menú contextual dar clic derecho, donde nos aparecerá un cuadro de dialogo + listas personalizadas, hacer clic en la pestaña proteger o desproteger y posteriormente se desactiva o activa la opción Bloqueada.
LIBRO DE TRABAJO
Esta herramienta nos permite proteger nuestro libro de trabajo, para ello debemos de seguir los siguientes pasos, de igual forma para proteger una hoja:
1. Revisar que se ubique en la cinta de opciones del grupo
2. Ir a cambios
3. Seleccionar proteger libro
4. Proteger estructura
5. Proteger ventana
Esto permitirá que no se realicen cambios en la estructura del libro o una hoja de Excel.
ARCHIVO
Si el usuario tiene o posee una información confidencial que no desee compartir, puede agregar una contraseña para la protección del acceso del archivo de la hoja de cálculo creada, esto ocasionará que al quererlo abrir solicitara la contraseña respectiva para su apertura, para lograr hacer esto se deberá realizar lo siguiente:
o Hacer clic en el botón de office
o Elegir la opción preparar
o Seleccionar cifrar documento, aquí es donde pide escribir la contraseña
o Confirmar contraseña
o Aceptar.
CREAR Y EDITAR GRAFICOS
Esta actividad es una herramienta que nos permite realizar de forma sencilla la creación de gráficos en una hoja de cálculo, siendo muy necesario para la elaboración de ello la selección de los rangos a graficas para su elaboración.
VISTA PRELIMINAR E IMPRESION
CONFIGURAR PAGINA
Existen diferentes opciones de configuración de páginas en Microsoft office 2007.
La ficha: diseño de página de la cinta de opciones de Excel, nos permite configurar también partes adicionales de una hoja de cálculo, tales como comentarios, líneas de división, títulos de filas y columnas.
CONFIGURAR MARGENES
Para la configuración de márgenes, pueden ser mediante la utilización de los márgenes prediseñados tanto de encabezado de página, pie de página y número de página, o en su caso especificar los márgenes personalizados o centrar la hoja de cálculo de forma horizontal o vertical de la página.
CONFIGURAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
En cualquier hoja de cálculo que ocupe más de una página deberá de ser incluido un encabezado o pie de página, es recomendable utilizar ambas opciones para proporcionar información en las hojas impresas de la hoja de cálculo.
CONFIGURAR OPCIONES DE IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Podemos mencionar otras opciones que existen para la impresión de una hoja de cálculo.
o Ir a el área de impresión
o Imprimir títulos
o Impresión de filas o columnas superior
o Impresión de columnas a la izquierda
o Imprimir las líneas de división
o Imprimir en blanco y negro
o Imprimir en calidad de borrador
o Imprimir encabezados de filas y columnas
o Imprimir en orden de pagina
TRABAJAR CON LISTAS DE DATOS EN EXCEL
Microsoft 2007 nos proporciona funciones importantes en la hoja de cálculo, facilitándonos a manejar y trabajar cuando contamos con muchos datos que podemos repetir en otras celdas, a esto se le llama función de lista.
FORMULARIO
Esta herramienta es el medio más adecuado para escribir o mostrar una fila de información completa en un rango o tabla existente, sin tener que desplazarnos de ella en forma horizontal.
Esta herramienta nos facilita escribir los datos de todas las áreas que la conforman sin necesidad de ir de una columna a otra con los datos iguales.
Para crear un formulario se debe realizar lo siguiente:
1. Si creemos necesario debemos de agregar un encabezado a cada columna de rango, es importante observar que no hayan líneas en blanco en el rango de datos.
2. Hacer clic en el rango de datos o de la tabla que se desee agregar el formulario.
3. Para agregar el botón formulario ir a la barra de herramientas de acceso rápido y hacer lo siguiente.
4. Hacer clic en la flecha que aparece junto a la barra de herramientas de acceso rápido y dar clic en más comandos.
5. En el cuadro comandos disponibles dar clic en todos los comandos, seleccionar el botón formulario de la lista.
6. Hacer clic en agregar y dar aceptar.
7. En la barra de herramientas de acceso rápido hacer clic en formulario.
AUTOFILTRO
Para la utilización de esta herramienta es la forma más fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango o de una columna de tabla y trabajar en el.
Los datos filtrados solo muestran las filas que cumplen los criterios que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o filtro.
Una vez aplicado este filtro de datos, podemos cambiar, modificar, buscar, aplicar formato mediante gráficos e imprimir sin tener que volver a organizarlos.
Esta herramienta nos ayuda de forma específica a tener una búsqueda rápida de información.
ORDENAR DATOS
Esta es una herramienta esencial para el ordenamiento de datos en hojas de cálculo Excel.
1. Nos permite poner los nombres en orden alfabético
2. Copila una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor
3. Ordena filas por colores o por iconos
Las ventajas que esto nos proporciona es que nos ayuda a ver, comprender mejor, organizar y encontrar más eficientemente para tomar decisiones correctas.
Se pueden ordenar los datos de la siguiente manera:
o Texto-----(A a Z o Z a A)
o Números de menor a mayor o viceversa
o Lista personalizadas puede ser de mas grande, medio y menor incluyendo el color de la celda.
o Fechas y horas (antiguas a recientes o todo lo contrario)
CREAR INFORMES Y TABLAS DINAMICAS
Cuando creamos un informe de tabla dinámica debe esta estar conectada a un origen de datos, debemos de especificar la ubicación del informe, para ello debemos de seguir las siguientes instrucciones:
Ø 1.- Seleccionar una celdas o rango de celdas
Ø Asegurarse que este tenga encabezado
Ø 2.- Seleccionar el tipo de informe que se generara en base a los siguientes procedimientos.
o Crear un informe de tabla dinámica en la ficha, insertar en el grupo de tablas, dar clic en tablas dinámicas y seguidamente en tabla dinámica
o Excel nos creara un cuadro de dialogo para crear tabla dinámica
o Para crear un informe de tabla dinámica o grafico dinámico, en la ficha insertar, en el grupo tablas hacer clic en tabla dinámica y a continuación en grafico dinámico.
Ø 3.- Podemos seleccionar un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos.
a).- Hacer clic en seleccione una tabla o rango
b).- escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de la tabla.
c).- especifique una ubicación mediante alguno de los siguientes procedimientos
ü Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva empezar por la celda A1, hacer clic en nueva hoja.
ü Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccionar la hoja de cálculo existente y a continuación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de la tabla dinámica.
ü Haga clic en contraer cuadro de dialogo, para ocultar temporalmente el cuadro de dialogo, selecciones la primera celda de la hoja de cálculo y presionar expandir dialogo.
ü Hacer clic en aceptar.
CREAR MACROS
El uso de macros en Excel, nos permite tener con esta herramienta más dinamismo en cuanto a la creación y manejo de tareas que realizamos de forma cotidiana en computadoras personales, siendo estas en el ámbito laboral, educativo, social o familiar, por la facilidad que ha permitido en el manejo de información, por lo que a continuación se describe los pasos necesarios para su manejo y aplicación:
v cuando se creen macros en Excel, debemos contemplar primeramente el nivel de seguridad que tiene su equipo de cómputo.
v Ir a la ficha: vista y elija el icono macros.
v En esta ventana seleccionar la opción grabar macros.
v Observe el puntero del mause que aparecerá transformado por un casete y la flecha de selección tradicional, es aquí donde inicia la grabación de nuestro macro.
v Una vez que haya concluido con la macro, oprima el botón de detener macro o en su defecto ir a la ficha vista y elija detener macro..
v Podemos cerciorarnos del correcto funcionamiento de la macro ejecutándola desde la ficha vista, ejecutar macro.
Los macros se graban en un lenguaje de programación de visual Basic para aplicaciones .
También podemos crear macros utilizando el editor de visual Basic (Editor de visual Basic: entorno en el que podemos escribir y modificar código y procedimientos de visual Basic para aplicaciones.
3.11 PERSONALIZAR BARRAS DE ACCESO RAPIDO
Si personalizamos la barra de acceso rápido nos permitirá la ejecución de una manera más practica y fácil en un proceso de ahorro de tiempo, en lugar de estar pasando de una ficha a otra ubicada en la cinta de opciones de Excel a un costado del botón de office, para ello debemos de seguir los siguientes pasos.
1.- establecer que funciones de office Excel son las que necesitamos tener en la barra de acceso rápido, como por ejemplo: guardar un archivo, impresión rápida, etc.
2.- una vez establecidas las funciones a disponer en la barra de acceso rápido, ir a la opción personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
3.- clic en mas comandos, opciones de Excel, personalizar, despliega una lista de comandos disponibles para agregar en la barra de herramienta de acceso rápido.
4.- dar aceptar.
